Modèle de planning d'appels de relance prospects (exemple complet à copier)
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Vous avez une liste de prospects à relancer par téléphone mais vous ne savez jamais quand appeler, ni combien de fois, ni quoi dire une fois que ça décroche ? Voici un planning complet sur une semaine, déjà rempli avec un exemple réel, que vous pouvez copier et adapter à votre activité dès aujourd'hui.
Le planning complet, exemple rempli
| Jour | Créneau | Prospect / statut | Objectif de l'appel | Phrase d'ouverture |
|---|---|---|---|---|
| Lundi | 9h30 | Devis envoyé il y a 5 jours, sans réponse | Savoir si le devis est encore d'actualité | « Bonjour, je fais suite au devis envoyé la semaine dernière, avez-vous eu le temps de le regarder ? » |
| Lundi | 14h00 | Client ancien, inactif depuis 6 mois | Reprendre contact sans vendre | « Bonjour, ça fait un moment, je voulais prendre des nouvelles et voir si vous aviez un besoin actuellement. » |
| Mardi | 10h00 | Rendez-vous manqué la semaine passée | Reprogrammer sans reprocher l'absence | « Bonjour, on n'a pas pu se voir la dernière fois, je vous propose un nouveau créneau cette semaine. » |
| Mardi | 16h00 | Prospect chaud, a demandé à être rappelé | Conclure ou fixer la prochaine étape | « Bonjour, vous m'aviez demandé de vous rappeler, est-ce toujours le bon moment ? » |
| Mercredi | 9h30 | Devis envoyé il y a 10 jours, 2e relance | Comprendre le frein (prix, délai, hésitation) | « Bonjour, je reviens vers vous sur le devis, y a-t-il un point qui vous freine ? » |
| Jeudi | 11h00 | Contact pris à un salon / événement | Qualifier le besoin réel | « Bonjour, on s'était parlé lors de [événement], je voulais voir où vous en étiez sur le sujet. » |
| Vendredi | 10h00 | Client satisfait, bon candidat au réachat | Proposer une offre complémentaire | « Bonjour, tout va bien depuis la dernière fois ? J'ai justement une offre qui pourrait vous intéresser. » |
Comment utiliser ce planning concrètement
Chaque ligne correspond à un type de situation que l'on retrouve dans presque tous les commerces et activités de service : un devis resté sans réponse, un client qui a disparu, un rendez-vous manqué, un contact tiède pris ailleurs. Recopiez ce tableau dans un tableur ou sur papier, puis remplacez la colonne « Prospect / statut » par vos propres noms et dates. Gardez la colonne « créneau » fixe d'une semaine à l'autre : appeler toujours au même moment crée une habitude, pour vous comme pour vos prospects qui apprennent à quel moment vous les recontactez.
La colonne « phrase d'ouverture » est la plus importante : elle évite le blanc de trois secondes au décroché qui fait perdre toute crédibilité. Une phrase courte, qui rappelle le contexte exact (le devis, le rendez-vous manqué, l'événement), suffit à relancer la conversation sans que le prospect se sente traqué.
Adapter le rythme à votre activité
Pour un commerce de proximité (coiffeur, institut, garage), 5 à 7 appels par semaine suffisent largement : au-delà, vous risquez de harceler une base de clients restreinte. Pour une activité B2B avec un cycle de vente plus long (devis, artisanat, prestations de service), vous pouvez monter à 10-15 appels répartis sur la semaine, en espaçant chaque relance de 4 à 7 jours pour un même prospect. Ne dépassez jamais 3 relances téléphoniques sans réponse claire : au-delà, un dernier message écrit (SMS ou email) prend le relais, plus adapté à un prospect qui évite manifestement l'appel.
Notez systématiquement le résultat de l'appel (répondu / pas répondu / rappeler plus tard / clos) directement dans le tableau : cela vous évite de rappeler deux fois la même personne le même jour et vous donne, au bout d'un mois, une vue claire de votre taux de reprise de contact.
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