NovellumAgent IA assistant administratif : mails, rendez-vous, relances et comptes rendus pris en charge
Pendant que vous êtes chez un client ou en réunion, un agent IA trie la boîte mail, répond aux demandes courantes, relance la facture en retard et prépare le compte rendu. Vous gardez la décision et la signature.
Construisez l’agent de votre entreprise en 30 s, parlez-lui, mettez-le en service pour 1 €.
Agent d’accueil : 1 € aujourd’hui, puis 29 €/mois à partir du 3 novembre, sans engagement.
Parler à l’agent d’accueil d’un assistant administratif (exemple fictif) →
Construisez l’agent de votre entreprise, en direct
- 34agents prêts à construire
- 6familles
- + le vôtre, décrit en une phrase
Choisissez parmi les agents recommandés pour les assistanat administratif en tpe, pme et commerces — ou décrivez le vôtre en une phrase. Tapez le nom de votre entreprise : l’usine lit vos informations publiques, conçoit l’agent et le fait travailler devant vous.
Ce qui vous coûte du temps chaque semaine
La boîte mail déborde et les demandes importantes se noient
Devis à confirmer, question d'un client, réclamation, courrier d'un fournisseur : tout arrive dans la même boîte. Quand l'assistant est absorbé par autre chose ou en congé, une demande urgente reste sous une pile de messages courants et la réponse part avec plusieurs jours de retard.
Le téléphone et l'agenda interrompent tout le reste
Chaque appel pour un rendez-vous à déplacer ou une disponibilité à confirmer coupe le travail en cours. Les demandes reçues le soir ou le week-end par mail ou formulaire attendent le lundi, et le client qui n'obtient pas de réponse rapide contacte une autre entreprise.
Les factures en retard sont relancées trop tard, ou jamais
Relancer un client sur une échéance dépassée demande de retrouver la facture, de choisir le bon ton et d'y penser au bon moment. Entre deux urgences, la relance glisse, la trésorerie en souffre et personne ne sait vraiment quel client a déjà été relancé, ni quand.
Tout repose sur une seule personne et sur sa mémoire
Comptes rendus rédigés des jours après la réunion, pièces manquantes réclamées à la main, procédures connues d'une seule personne : le jour d'une absence ou d'un départ, la continuité du service administratif devient fragile et le dirigeant reprend le travail au pied levé.
Les agents IA qu'on met en place pour un assistant administratif
Tri de la boîte mail et réponses courantes
Lit les messages entrants, les classe par nature et par urgence, rédige un accusé de réception ou une réponse à valider et signale ce qui demande une décision humaine.
- Classe chaque message : demande d'information, devis, réclamation, document à traiter, courrier sans suite
- Rédige un accusé de réception ou une réponse courante à partir des informations connues de l'entreprise
- Signale au dirigeant les messages qui engagent l'entreprise ou qui expriment un mécontentement
Standard et prise de rendez-vous 24h/24
Répond aux demandes de rendez-vous reçues à toute heure par mail, formulaire ou messagerie, recueille les informations utiles et propose les créneaux de l'agenda.
- Recueille le motif, les coordonnées, les participants et les contraintes de date du demandeur
- Propose des créneaux issus de l'agenda ou demande les disponibilités du demandeur
- Envoie une confirmation avec le lieu, les documents à apporter et la possibilité de déplacer le rendez-vous
Relance des factures en retard
Prépare des relances de paiement graduées et courtoises pour les factures dont l'échéance est dépassée, en gardant la trace de ce qui a déjà été envoyé.
- Repère les factures dont l'échéance est dépassée à partir de la liste transmise par l'entreprise
- Rédige une relance adaptée au retard et à l'historique des échanges avec le client
- Signale au dirigeant les dossiers sensibles à traiter par téléphone ou à confier à un professionnel
Comptes rendus et courriers de suivi
Transforme des notes de réunion ou d'appel en compte rendu structuré, avec décisions, actions, responsables et échéances, et prépare le courrier de suivi.
- Structure des notes brutes en décisions prises, actions à mener et points restés ouverts
- Attribue chaque action à une personne et reprend les échéances citées dans les notes
- Rédige le message de suivi à envoyer aux participants après validation
Collecte des pièces et suivi des dossiers
Vérifie quelles pièces manquent dans un dossier (client, fournisseur, salarié) et réclame les documents avec un message clair, daté et poli.
- Compare les pièces reçues à la liste attendue et repère ce qui manque
- Rédige la demande de pièces en indiquant précisément les documents et le format souhaité
- Prépare le rappel suivant si le dossier reste incomplet et signale le blocage au dirigeant
Démo en direct : les agents du métier
Un vrai agent, sur une entreprise fictive de votre secteur. Envoyez l'exemple ou collez votre propre message : la réponse s'écrit devant vous.
Démo publique : n'y mettez pas de données personnelles réelles. En production, l'agent travaille sur vos outils et vous validez ce qui part.
Comment ça se passe
- Tapez le nom de votre entreprise : l’agent se construit devant vous, sur vos informations publiques.
- Parlez-lui comme le ferait un client, ou confiez-lui un vrai cas : vous voyez ce qu’il répond avant de décider quoi que ce soit.
- Mettez-le en service en ligne, sans engagement : il prépare, vous gardez la main sur ce qui part.
Questions fréquentes
Un agent IA peut-il remplacer un assistant administratif ?
Il prend en charge le répétitif du poste : trier la boîte mail, répondre aux demandes courantes, proposer des créneaux, relancer les factures en retard, rédiger les comptes rendus, réclamer les pièces manquantes. Il travaille jour et nuit, sans file d'attente. Il ne remplace pas la personne qui connaît vos clients, arbitre les priorités et représente l'entreprise : la décision reste à l'humain.