NovellumAgent IA secrétaire : des agents pour le secrétariat de votre TPE ou PME
Pendant que vous êtes chez un client ou en réunion, un agent IA répond au message arrivé à 19 h, propose un créneau de rendez-vous, classe le courrier par urgence et relance la facture restée sans réponse. Vous gardez la décision et la signature.
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Agent d’accueil : 1 € aujourd’hui pour la mise en service, puis 29 €/mois à partir du 31e jour, sans engagement.
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Choisissez parmi les agents recommandés pour les secrétariat (tpe, pme, indépendants et commerces) — ou décrivez le vôtre en une phrase. Tapez le nom de votre entreprise : l’usine lit vos informations publiques, conçoit l’agent et le fait travailler devant vous.
Ce qui vous coûte du temps chaque semaine
Le téléphone interrompt tout ce que vous faites
Chaque appel coupe la saisie d'un devis, la préparation d'un dossier ou une réunion. Quand personne ne décroche, le prospect rappelle un concurrent. Le soir et le week-end, les messages du formulaire du site et de la messagerie s'accumulent sans aucun accusé de réception jusqu'au lundi matin.
Le courrier et les e-mails s'empilent, et une échéance s'y cache
Entre les relances de fournisseurs, les courriers d'administrations, les recommandés à retirer dans le délai fixé par La Poste et les messages de clients, l'important se noie dans le courant. Une mise en demeure lue avec une semaine de retard peut coûter cher en temps et en tension avec un partenaire.
L'agenda se dérègle à chaque rendez-vous déplacé
Un client décale sa visite, un collaborateur est absent, une salle est déjà prise. Il faut renégocier des créneaux par échanges successifs d'e-mails et de SMS, puis mettre à jour l'agenda partagé. Les doublons et les oublis arrivent, surtout quand plusieurs personnes y touchent.
Les relances passent toujours après l'urgence du jour
Facture échue, pièce justificative manquante, devis sans réponse, attestation à renouveler : chaque relance est simple, mais elle demande de retrouver le dossier, de choisir le bon ton et d'y penser. Les délais de paiement étant encadrés par le Code de commerce, laisser traîner pèse directement sur la trésorerie.
Une absence et tout le secrétariat s'arrête
Congés, maladie, départ non remplacé : tout ce que savait la secrétaire (qui rappeler, où est classé quoi, comment répondre à tel client) disparaît avec elle. Le dirigeant se retrouve à faire lui-même de l'administratif, au détriment de son métier et de ses clients.
Les agents IA qu'on met en place pour un secrétaire
Accueil et prise de messages 24h/24
Répond aux demandes reçues par formulaire, e-mail ou messagerie à toute heure, qualifie la demande et la transmet à la bonne personne avec toutes les informations utiles.
- Envoie un accusé de réception immédiat et récupère les coordonnées et l'objet de la demande
- Évalue la priorité (urgence, échéance, type de demande) et pose les questions qui manquent
- Transmet une fiche claire à la personne concernée pour qu'elle rappelle avec le dossier en main
Rendez-vous et gestion d'agenda
Propose, confirme et déplace les rendez-vous à partir des disponibilités de l'équipe, et prévient chaque participant de ce qu'il doit préparer.
- Lit la demande (nouveau rendez-vous ou report) et identifie les contraintes du demandeur
- Propose des créneaux à partir des disponibilités de l'agenda partagé
- Envoie la confirmation avec le lieu, l'interlocuteur et les documents ou accès à prévoir
Tri du courrier et des e-mails
Lit le courrier numérisé et les e-mails entrants, les classe par nature et par urgence, repère les échéances et prépare un résumé pour le destinataire.
- Identifie la nature du document (facture, mise en demeure, demande de client, courrier d'administration)
- Repère les délais mentionnés dans le document et signale ce qui est urgent
- Résume en quelques lignes et propose le classement et la personne à qui transmettre
Comptes rendus et courriers
Transforme des notes de réunion en compte rendu structuré et prépare les brouillons de courriers et d'e-mails courants, à relire avant envoi.
- Met en forme des notes prises en vrac en un compte rendu lisible
- Extrait les décisions, les actions à mener, leur responsable et leur échéance lorsqu'elle est connue
- Prépare un brouillon d'e-mail de suivi aux participants
Relances de factures et de pièces manquantes
Prépare les relances amiables de factures échues, de devis sans réponse et de documents manquants, sur un ton courtois, à faire valider avant envoi.
- Repère les factures dont l'échéance est dépassée et les pièces manquantes d'un dossier
- Rédige une relance courtoise et claire, adaptée à la relation avec le client
- Propose le calendrier des relances suivantes et signale les cas à traiter par le dirigeant
Démo en direct : les agents du métier
Un vrai agent, sur une entreprise fictive de votre secteur. Envoyez l'exemple ou collez votre propre message : la réponse s'écrit devant vous.
Démo publique : n'y mettez pas de données personnelles réelles. En production, l'agent travaille sur vos outils et vous validez ce qui part.
Comment ça se passe
- Tapez le nom de votre entreprise : l’agent se construit devant vous, sur vos informations publiques.
- Parlez-lui comme le ferait un client, ou confiez-lui un vrai cas : vous voyez ce qu’il répond avant de décider quoi que ce soit.
- Mettez-le en service en ligne, sans engagement : il prépare, vous gardez la main sur ce qui part.
Questions fréquentes
Un agent IA peut-il remplacer un secrétaire ?
Pas entièrement, et c'est préférable. Un agent IA secrétaire prend en charge la part répétitive du poste : répondre aux messages, trier le courrier et les e-mails, caler les rendez-vous, rédiger un compte rendu, relancer une facture échue. Il travaille jour et nuit, sans file d'attente. Ce qui engage l'entreprise reste humain : signer, arbitrer un litige, répondre à une mise en demeure, conseiller un client, décider.