Agents IA · Secrétaires de prise de rendez-vous

Agent IA secrétaire de prise de rendez-vous pour TPE, PME et indépendants

Pendant que vous êtes en rendez-vous, un agent IA répond à la personne qui cherche un créneau, lui propose une plage, confirme, rappelle la veille et décale quand elle ne peut plus venir. Vous gardez la décision sur tout ce qui sort du cadre.

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Agent d’accueil : 1 € aujourd’hui pour la mise en service, puis 29 €/mois à partir du 31e jour, sans engagement.

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Choisissez parmi les agents recommandés pour les secrétaires de prise de rendez-vous — ou décrivez le vôtre en une phrase. Tapez le nom de votre entreprise : l’usine lit vos informations publiques, conçoit l’agent et le fait travailler devant vous.

Ce qui vous coûte du temps chaque semaine

Le téléphone sonne quand vous êtes déjà avec quelqu'un

Vous êtes en consultation, en rendez-vous client ou au comptoir, et le téléphone sonne. Vous ne décrochez pas, la personne laisse un message ou raccroche, et appelle un concurrent qui répond. Le soir et le week-end, les formulaires et les messages s'accumulent jusqu'au lendemain matin.

Le ping-pong pour trouver un créneau

Un message pour proposer un jour, une réponse qui refuse, une nouvelle proposition, puis plus de nouvelles. Chaque rendez-vous demande plusieurs échanges entre l'agenda, la messagerie et le téléphone, et ce temps se perd entre deux tâches plus importantes.

Les rendez-vous non honorés laissent des trous dans l'agenda

Un client oublie, ne prévient pas, ou prévient trop tard pour que la plage soit réattribuée. Le créneau reste vide alors que d'autres personnes auraient voulu venir. Sans rappel la veille, ces oublis reviennent régulièrement.

Reports et annulations de dernière minute, sans liste d'attente

Quand un client décale ou annule, il faut trouver un nouveau créneau pour lui, puis chercher quelqu'un pour combler l'ancien. La liste des personnes en attente existe parfois sur un coin de papier, rarement à jour, et la place libérée ne se remplit pas.

Les demandes arrivent par cinq canaux, l'agenda n'est qu'à un endroit

Téléphone, mail, formulaire du site, réseaux sociaux, messagerie : chaque canal a sa propre pile de demandes. Entre une demande oubliée et un double rendez-vous sur la même plage, la personne qui tient l'agenda passe son temps à recopier et à vérifier.

Les agents IA qu'on met en place pour un secrétaire de prise de rendez-vous

Accueil des demandes de rendez-vous 24h/24

Répond à toute heure aux demandes de rendez-vous reçues par site, messagerie ou mail, recueille les informations utiles et prépare la proposition de créneau.

Comprend le motif, l'urgence perçue et les contraintes horaires de la personne
Demande uniquement les informations manquantes pour constituer la fiche de rendez-vous
Propose un créneau selon les règles de l'entreprise et transmet une fiche prête à reporter dans l'agenda

Confirmations et rappels anti-oubli

Confirme les rendez-vous, envoie les rappels avant l'échéance et interprète les réponses des clients pour préparer la suite.

Envoie la confirmation puis un rappel avant le rendez-vous, avec l'adresse et les consignes utiles
Lit la réponse du client : confirmation, demande de changement, annulation ou message ambigu
Signale à l'équipe toute demande qui appelle une décision humaine (retard, prestation ajoutée)

Reports, annulations et liste d'attente

Traite les demandes de report et d'annulation, propose de nouveaux créneaux et tient à jour la liste des personnes prêtes à venir plus tôt.

Identifie le rendez-vous concerné et les préférences de report de la personne
Prépare la modification de l'agenda et propose de nouveaux créneaux à valider
Prévient les personnes en liste d'attente quand une plage se libère, selon les règles de l'entreprise

Préparation du rendez-vous

Prépare le client avant le rendez-vous : documents à apporter, questions à anticiper, consignes d'accès, pour que le temps passé ensemble soit utile.

Rappelle le motif du rendez-vous et ce que le client doit apporter ou envoyer avant
Anticipe les questions que le collaborateur posera pour que le client arrive prêt
Transmet au collaborateur un résumé de la situation décrite par le client

Relance des rendez-vous manqués et du suivi

Relance sans pression les personnes absentes à leur rendez-vous et celles qui n'ont pas de prochain rendez-vous, pour reprogrammer rapidement.

Repère les rendez-vous manqués de la veille et prépare un message adapté à chaque situation
Distingue les absences prévenues, les oublis et les absences répétées à traiter par un humain
Prépare la relance des clients dont le suivi périodique n'est plus planifié

Démo en direct : les agents du métier

Un vrai agent, sur une entreprise fictive de votre secteur. Envoyez l'exemple ou collez votre propre message : la réponse s'écrit devant vous.

La réponse de l'agent s'affichera ici.

Démo publique : n'y mettez pas de données personnelles réelles. En production, l'agent travaille sur vos outils et vous validez ce qui part.

Comment ça se passe

Tapez le nom de votre entreprise : l'agent se construit devant vous, en direct sur cette page, à partir de vos informations publiques.
Parlez-lui comme le ferait un client, ou confiez-lui un vrai cas ; ajustez ses consignes jusqu'à ce que ses réponses vous conviennent, puis mettez-le en service en ligne.
Installez-le en 10 minutes grâce au guide pas à pas, sur votre site ou votre messagerie : tout se fait en libre-service, sans rendez-vous ni appel.

Questions fréquentes

Un agent IA peut-il remplacer un secrétaire de prise de rendez-vous ?

Il reprend la part répétitive du poste : répondre à toute heure, proposer des créneaux, confirmer, rappeler, décaler. Il ne remplace pas la personne qui connaît vos clients, juge une situation délicate ou accorde une exception. L'agent prépare, l'humain décide : un rendez-vous hors cadre, une urgence, un conseil ou tout ce qui engage l'entreprise lui revient.

Quelles tâches confier en priorité ? Pour automatiser la prise de rendez-vous, commencez par ce qui vous fait perdre des demandes : les appels et messages reçus hors horaires ou pendant un autre rendez-vous. Viennent ensuite les rappels qui limitent les rendez-vous non honorés, la gestion des reports et des annulations avec une liste d'attente, puis la préparation du rendez-vous (documents à apporter, questions préalables). Chaque tâche correspond à un agent que vous pouvez essayer sur cette page.

Est-ce compatible avec mon agenda et mes outils ? L'agent propose des créneaux à partir des règles que vous lui donnez : durée par motif, jours d'ouverture, délai de prévenance, ressources à réserver. Tant que son accès à votre agenda n'est pas branché, il écrit [à compléter] plutôt que d'inventer une disponibilité. Votre agenda reste la référence : rien n'y est inscrit sans votre validation.

Et les données personnelles de mes clients ? Un rendez-vous suppose un nom, des coordonnées, parfois des informations sensibles (santé, situation financière). L'agent ne demande que le strict nécessaire au motif du rendez-vous. Votre entreprise reste soumise au RGPD : informez vos clients de l'usage de leurs coordonnées, définissez une durée de conservation et vérifiez les règles propres à votre profession.

Le client sait-il qu'il parle à une IA ? Oui, et c'est ce qui rassure : l'agent se présente comme un assistant de votre entreprise, ne prétend jamais être une personne et passe la main à un humain dès que la demande sort de son cadre.

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